Punto Neutro. Preguntas frecuentes


1.- Bienvenido a PUNTO NEUTRO

Es una plataforma de herramientas en línea que te permite asegurar y demostrar toda la documentación e información relativa a tus comunicaciones digitales con terceros.

Desde correo electrónico certificado o mensaje de texto (SMS) certificado hasta depósito certificado de documentos digitales. Con PUNTO NEUTRO dispones de una amplia suite de herramientas que te permitirán trabajar con la seguridad de saber que todas tus gestiones y comunicaciones diarias están protegidas y son demostrables.

Para todo particular, profesional o empresa que tenga la necesidad de aportar seguridad y capacidad demostrativa en sus procesos comunicativos realizados por medios digitales, así como en sus gestiones diarias.

Desde un particular que tiene la necesidad de remitir una reclamación certificada por correo electrónico o mensaje de texto contra un tercero, ya sea persona física o jurídica, como un profesional o empresa que necesita poder demostrar todas sus comunicaciones digitales diarias.

Los servicios de PUNTO NEUTRO también serán una gran ventaja competitiva para aquellos profesionales o empresas que necesiten automatizar y proteger sus procesos de trabajo diarios.

PUNTO NEUTRO está reconocido como Prestador de Servicios Electrónicos de Confianza por el Ministerio Energía, Industria y Agenda Digital de España y como Tercero de Confianza según la Ley de Servicios de la Sociedad de la Información (LSSI - Ley 34/2002, de 11 de julio de Servicios de la Sociedad de Información y Comercio Electrónico). Nuestros servicios de confianza cumplen y permiten cumplir con la legislación europea - Reglamento (UE) Nº 910/2014.

Eso depende del Plan de Consumo que contrates. Si tus necesidades son puntuales y no quieres pagar una cuota mensual, deberás escoger el Plan Pago por Uso, sin embargo si deseas hacer un uso habitual de las soluciones de PUNTO NEUTRO te recomendamos que pruebes nuestro Plan Comunicaciones Certificadas.

Además, con ambos planes puedes contratar unos packs de servicios adicionales que te permitirán ampliar las soluciones contratadas.

Por supuesto. Mediante nuestra API basada en Librerías Helper .NET y JAVA y nuestra capa de servicios web, podrás integrar todos nuestros servicios en tus programas y aplicativos de trabajo habituales (CRM, ERP, sistemas de contabilidad, etc.)

Además, para la solución correo electrónico certificado también dispones de una Pasarela IMAP.

Para más información al respecto te recomendamos que consultes Cómo Integrar PUNTO NEUTRO.

Por supuesto. Según el Plan de Consumo que escojas dispondrás de una carga de saldo gratuita o de un periodo de prueba gratuito.

En función del servicio que escojas obtendrás unas garantías probatorias u otras. Sin embargo, a grandes rasgos podemos decirte que siempre obtendrás una garantía probatoria de carácter técnico, pues todos nuestros servicios están basados en certificados PDF que recogen las evidencias de tus comunicaciones y procesos digitales, y también de carácter notarial, pues todos nuestros certificados PDF se registran de forma periódica ante notario.

Dispones de los siguientes planes de consumo.

1. Plan de Pago por Uso: Si contratas este plan tu cuenta no tiene coste de alta ni de mantenimiento y te permite pagar, en el momento, por cada unidad de servicio que consumas. Desde tu cuenta podrás realizar cargas de saldo para no tener que estar realizando el pago por cada operación de consumo. Contratar

2. Plan Comunicaciones Certificadas (Cuotas Mensuales): Este plan es ideal si necesitas poder demostrar tus comunicaciones diarias por correo electrónico. Podrás escoger entre un total de 7 cuotas mensuales. Cada cuota incluye una cantidad de envíos certificados al mes (cada destinatario de correo cuenta como un envío) y también incluye una capacidad de almacenaje de documentos en tu cuenta. Contratar este plan no impide en ningún momento consumir otros servicios que no estén incluidos. El consumo de otros servicios se facturará como concepto adicional en tu próxima factura. Contratar

3. Packs de Firmas Digitales y Notificaciones al Móvil: Te permiten pagar packs cerrados con varias unidades de servicio incluidas a un precio más económico que si las pagaras de forma individual en el momento de su consumo. Estos Packs pueden contratarse tanto si estás registrado con una cuenta de Pago por Uso como si lo estás con una cuenta de Cuota Mensual para Comunicaciones Certificadas. Contratar

Si cambias tu Plan Pago por Uso por un Plan de Comunicaciones Certificadas de Cuota Mensual, conservarás el saldo que tengas en tu cuenta.

De este saldo se te descontará cualquier consumo de unidad de servicio que no tengas incluido en tu Cuota Mensual. Una vez hayas acabado tu saldo, el consumo extra que hagas de servicios no incluidos se facturará como concepto adicional en tu próxima factura.

Con el Plan Pago por Uso deberás pagar por cada unidad de consumo o realizar cargas de saldo en tu cuenta, todo ello mediante PayPal. Cada uno de estos pagos implicará una factura que recibirás por correo a la dirección indicada.

Todas las facturas estarán disponibles para ser consultadas y descargadas desde tu panel de control. Además, también tendrás un registro histórico de los pagos y cargas de saldo que has ido realizando.

Con el Plan Comunicaciones Certificadas de Cuota Mensual se factura a mes natural vencido. Cada periodo de facturación se inicia el primer día del mes a las 24.00h y finaliza el último día de ese mes a las 23.59h

Con el Plan Comunicaciones Certificadas de Cuota Mensual podrás utilizar todos los servicios de PUNTO NEUTRO. Aquellos consumos de unidades de servicio que no estén incluidos en tu cuota mensual se te cobrarán como concepto adicional en tu próxima factura.

Entre los primeros 5 días del mes siguiente al periodo de consumo recibirás la correspondiente factura por correo electrónico a la dirección indicada. Todas tus facturas estarán disponibles para ser consultadas y descargadas desde tu panel de control.

En ese caso puedes contactarnos mediante un Ticket de Consulta y estaremos encantados de reunirnos contigo y estudiar conjuntamente tus necesidades para encontrar la mejor solución para ti.

Desde PUNTO NEUTRO te ofrecemos un completo Programa de Partners con el que podrás comercializar nuestros servicios y obtener un rédito económico por ello.

Si además formas parte de una empresa proveedora de software tenemos un convenio especialmente diseñado para ti, con el que podrás integrar nuestras soluciones y comercializarlas bajo tu propia identidad de marca.

Si estás interesado en ser partner de PUNTO NEUTRO contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta y te asesoraremos sobre todas las posibilidades que tienes al respecto.

2.- Comunicaciones Digitales Certificadas

Protege tus comunicaciones digitales y obtén certificados con valor probatorio de su contenido y envío. Sustituye el Burofax y la carta certificada por un método más económico, rápido y eficaz y con todas las garantías legales que necesitas. Envía archivos y documentos digitales de forma protegida y certifica su existencia y su descarga. Sigue leyendo para descubrir cómo funcionan.

Por PUNTO NEUTRO podrás enviar cualquier tipo de archivo o documento, desde PDF hasta imágenes o vídeos de alta calidad. Esto incluye la posibilidad de enviar archivos de gran volumen (hasta 4 GB de tamaño).

Los archivos adjuntos también están certificados. Cada archivo queda descrito mediante un algoritmo matemático llamado “hash", que hace las veces de huella digital de ese archivo.

No es necesario, puesto que los servicios son accesibles a través de nuestra web.

Sin embargo, para una mejor experiencia de uso, es muy recomendable descargar PUNTO NEUTRO para OUTLOOK o integrar nuestros servicios en tus programas y aplicativos mediante nuestra API de servicios web.

Para más información al respecto contacta con nosotros mediante un Ticket de Soporte.

Desde PUNTO NEUTRO te recomendamos que certifiques la gran mayoría de tus comunicaciones certificadas, ya sean por correo electrónico, por SMS o directamente por Internet, pues nunca sabes cuando te hará falta demostrarlas.

Con nuestros certificados PDF podrás demostrar, mediante evidencias digitales, tus procesos comunicativos con terceros. Para mayor fuerza probatoria te informamos que nuestros certificados PDF se registran de forma periódica ante notario.

Además, en caso de contingencia legal, puedes contactarnos y desde el primer momento te asesoraremos sobre cómo actuar con respecto a nuestros envíos certificados con valor probatorio.

Por último, te informamos que PUNTO NEUTRO tiene contratada una Póliza de Responsabilidad Civil.

Por supuesto que sí.

Al registrarte en nuestra plataforma te pediremos que introduzcas la cuenta de correo con la que quieras llevar a cabo tus comunicaciones certificadas.

Sin embargo, en caso de enviar notificaciones certificadas por mensaje de texto (SMS), el número que aparecerá como remitente del mensaje de texto será el de PUNTO NEUTRO, no el tuyo.

Con tu cuenta de PUNTO NEUTRO tendrás asignada una cantidad de licencias de usuario. Cada licencia de usuario equivale a una cuenta de correo electrónico que actúa como remitente.

Si accedes a tu cuenta con las credenciales de administrador, desde el apartado CUENTA > LISTA DE USUARIOS podrás dar de alta tantas licencias de usuario (cuentas de correo electrónico remitentes) como creas necesarias. Cada licencia de usuario (cuenta de correo remitente) tiene sus propios datos de registro y tiene unas credenciales de acceso diferenciadas.

Como administrador de la cuenta de PUNTO NEUTRO, en el momento en que des de alta nuevas licencias de usuario (cuentas de correo remitentes), podrás solicitar controlar la información y la actividad de esas cuentas. En cambio, si desmarcas la casilla para ello, no podrás controlar la actividad de ese usuario.

Si tienes contratado un Plan de Consumo de cuota mensual, tendrás asignadas una cantidad de licencias de usuario (cuentas remitentes). Cada licencia de usuario (cuenta remitente) que quieras añadir como extra tendrá un coste adicional. La facturación de los servicios consumidos por las cuentas adjuntas se hace de manera unificada para toda tu cuenta de PUNTO NEUTRO.

Si tienes contratado un Plan de Consumo de pago por uso, tan solo tendrás una cuenta de correo remitente disponible.

Sí. En tu panel de usuario dispones de un apartado para personalizar tus comunicaciones con un logo o imagen y un texto. Puedes acceder a este apartado desde CUENTA > PREFERENCIAS DE LA CUENTA > PERSONALIZACIÓN DE LA CUENTA.

Tus comunicaciones certificadas se almacenan en la plataforma de forma indefinida mientras mantengas tu cuenta activa. Así mismo, esa información se guardará durante un periodo de 5 años a contabilizar desde la fecha en que tramites tu baja.

En este sentido, lo que siempre queda almacenado es la información de tu comunicación (fecha, remitente, destinatarios, asunto, cuerpo de mensaje y certificados probatorios), mientras que los documentos adjuntos dependerán de la capacidad de almacenaje que tengas contratada y de las reglas o acciones de borrado y archivado que hayas especificado.

Eso dependerá del Plan de Consumo que tengas contratado.

Si tienes contratado el Plan Pago por Uso, el tiempo de almacenaje de esos archivos será de 30 días. Pasados 29 días desde la fecha de emisión de tu comunicación, el sistema te avisará de que los archivos adjuntos a esa comunicación se borrarán al día siguiente.

Por lo tanto, dispones de un día de margen para acceder a esa comunicación dentro de tu panel de PUNTO NEUTRO (Enviado) para descargar una copia de los archivos, si lo creyeras necesario.

En cambio, si tienes contratado el Plan de Cuota Mensual, tendrás contratada una capacidad de almacenaje (en GB) fija. Podrás mantener esa capacidad de almacenaje dentro de los límites contratados mediante las reglas de auto borrado o de auto archivado que encontrarás en PREFERENCIAS DE LA CUENTA > BORRADO Y ARCHIVADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS, o si realizas acciones de borrado o archivado a largo plazo manuales desde CARPETAS > ALMACENAJE.

Sin embargo, si no deseas borrar ni archivar a largo plazo, podrás pagar el precio por GB extra ocupado. Para más información te recomendamos que accedas a Comparar Planes.

**NOTA IMPORTANTE: Es importante que guardes una copia inalterada de todos los archivos adjuntos a tus comunicaciones certificadas. La razón de ello es que esa copia es necesaria a efectos probatorios, pues en el certificado de la comunicación el nombre del archivo aparecerá referenciado junto con su algoritmo hash (huella digital). Por lo que en caso de contingencia legal deberás a portar esa copia del archivo inalterada a la que también que habrá que aplicarle el algoritmo hash para ver que coincide con el que aparece en el certificado.

El registro o la información de una comunicación enviada por PUNTO NEUTRO no podrá eliminarse, salvo en casos excepcionales en los que se requiera judicialmente ese borrado a PUNTO NEUTRO.

Si un envío de SMS o Correo Electrónico sufre algún tipo de error durante el proceso de entrega, el sistema te avisará de ese error mediante el envío de un correo electrónico o mediante un aviso en pantalla. Además, desde el panel de control de estados de envío, verás que el envío a ese destinatario se te marca con el estado “Error” y que la comunicación se marca con el estado “Incidencia”.

Por los mismos motivos que puedes tener un error en la entrega de un correo electrónico sin certificar. El uso de los estándares de correo electrónico está sujeto a un conjunto de códigos de error. Entre los más destacados se encuentra:

421Servicio no disponible, cerrando el canal de transmisiónNo se ha podido determinar la procedencia del error, asegúrate de que el envío a otro dominio funciona. Si funciona, vuelve a intentar realizar el envío inicial más adelante.
450Buzón de correo no disponiblePuede ocurrir que el buzón de correo esté ocupado o haya sido bloqueado temporalmente por razones de seguridad o por haber sido incluido en una blacklist.
451Error de procesamiento localPuede deberse a una sobrecarga momentánea o a que la verificación del SPF del dominio emisor ha sido incorrecta. Consulta el mensaje complementario proporcionado por el servidor o contacta con tu administrador si el error persiste.
452Sistema de almacenamiento insuficienteEl servidor de correo está sobrecargado. También podría deberse a que se intenta enviar un número excesivo de mensajes al mismo tiempo. Comprueba tu buzón de envío y vuelve a intentarlo.
455Servidor incapaz de recibir los parámetrosEspera un tiempo y vuelve a intentarlo. Si vuelve a fallar, contacta con el administrador del servidor de correo de destino.
500Error de sintaxis, comando no reconocidoEsto puede incluir errores como una línea de comandos demasiado larga. Por lo general se debe al antivirus o el cortafuegos del remitente. Compruébalo y vuelve a intentarlo.
501Error de sintaxis en los parámetros o los argumentosCon frecuencia se debe a que la dirección de correo electrónico del destinatario es errónea o a un problema de antivirus o cortafuegos en el remitente. Comprueba la dirección de correo de destino y su antivirus o cortafuegos.
502Comando no implementadoSe han reconocido los parámetros u opciones utilizados en el envío del mensaje de correo con el servidor SMTP, pero están desactivados en su configuración. Contacta con tu proveedor del servicio.
503Secuencia de comandos incorrectaGeneralmente se debe a un problema de autenticación. Asegúrate de estar bien autenticado en el servidor SMTP en cuanto a la configuración de tu cliente de correo.
550Buzón de correo no disponibleEl servidor de correo de destino no ha podido verificar la dirección de correo electrónico utilizada. Por lo general se debe a que la dirección de correo de destino no es válida, pero también puede significar que el servidor de correo de destino tiene problemas de cortafuegos o conectividad. Comprueba la dirección de correo del destinatario y vuelve a intentarlo.
552Espacio de almacenamiento excedidoAl usuario con el que ha intentado contactar no le queda espacio disponible para recibir mensajes. Por desgracia, la única solución es contactar con el destinatario por otra vía.
554No se ha podido realizar la transacción o, en caso de tratarse de la respuesta a una apertura de conexión, no hay ningún servicio SMTPPor lo general se trata de un problema de blacklistado. Comprueba que la dirección IP de tu servidor de correo no esté blacklistada en SpamHaus.

Por los mismos motivos que puedes tener un error en la entrega de un SMS sin certificar. Todo dependerá de la conectividad de nuestra operadora de SMS con el dispositivo móvil del destinatario.

Sí, podría darse el caso.

En PUNTO NEUTRO tenemos implementado un sistema de “Aviso de Alerta Temprana” por el cual, cuando hay algún tipo de incidencia del sistema que implica un retraso de más de 15 minutos en el procesado de nuestros servicios, se te notifica por correo electrónico.

Existen 3 tipos de avisos de Alerta Temprana:

Alerta de nivel bajo: Si el tiempo de procesado supera los 15 min hasta las 2 h.

Alerta de nivel medio: Si el tiempo de procesado supera las 2 h hasta las 24 h.

Alerta de nivel crítico: Si el tiempo de procesado supera las 24 h.

Pueden existir compensaciones económicas en caso de recibir una Alerta de Nivel Medio o de Nivel Alto, siempre y cuando los motivos sean imputables a PUNTO NEUTRO. Las causas ajenas a PUNTO NEUTRO y las causas de fuerza mayor no serán imputables a PUNTO NEUTRO.

2.1 - Correo Electrónico Certificado

Con el Correo Electrónico Certificado de PUNTO NEUTRO podrás demostrar el contenido y la entrega de todos tus correos electrónicos.

Dispones de varias modalidades de envío con distintas garantías certificatorias entre las que podrás escoger según cuales sean tus necesidades de certificación:

- Envío Básico (SENDtoCERT) con certificación de contenido y entrega.

- Envío Básico Plus (SENDtoCERT ACP) con certificación de contenido, entrega y con acuse de lectura certificado.

- Envío Estándar (SENDtoYOU) con certificación de contenido, entrega y con descarga certificada de documentos.

- Envío Avanzado (UPtoSEND) con certificación de contenido, entrega y con descarga certificada de documentos protegida por contraseña.

- Envío Premium (LOCKtoSEND) con protección de propiedad intelectual.

El servicio de Correo Electrónico Certificado puede usarse directamente desde tu panel de usuario en nuestra página web, aunque para una mejor experiencia te recomendamos que lo integres en tu OUTLOOK o en tus programas y aplicativos de trabajo habituales mediante el uso de servicios web y nuestras librerías Helper para .NET y Java.

Si deseas más información sobre cómo integrar este servicio contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta.

El precio por unidad de servicio variará en función del Plan de Consumo que escojas y también de la cuota mensual que tengas contratada.

Para más información puedes acceder a Comparar Planes.

2.2. Mensaje de Texto (SMS) Certificado

Con el Mensaje de Texto (SMS) Certificado de PUNTO NEUTRO podrás remitir avisos y notificaciones directamente al dispositivo móvil de tus destinatarios con la capacidad de demostrar el contenido y envío en una fecha concreta.

Por cada mensaje de texto deberás especificar:

- Número de móvil del destinatario

- Cuerpo de mensaje (máx. 160 caracteres)

Según el Plan de Consumo que tengas contratado, deberás pagar el precio antes del envío o se te cobrará como concepto adicional a tu cuota mensual. Si dispones de saldo en tu cuenta se te descontará el precio del envío de forma directa.

El servicio Mensaje de Texto (SMS) Certificado de PUNTO NEUTRO puede usarse directamente desde tu panel de usuario en nuestra página web, aunque para una mejor experiencia te recomendamos que lo integres en tus programas y aplicativos de trabajo habituales mediante el uso de servicios web y nuestras librerías para .NET y Java.

Si deseas más información sobre cómo integrar este servicio contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta.

El precio por unidad de servicio variará en función del Plan de Consumo que escojas y también de la cuota mensual que tengas contratada.

Para más información puedes acceder a Comparar Planes

2.3. Buzón Certificado

Con el servicio Buzón Certificado de PUNTO NEUTRO podrás autorizar a tus destinatarios mediante un enlace enviado por correo electrónico para que te entreguen archivos y documentos de hasta 4 GB de tamaño.

Esos archivos y documentos se guardarán de forma segura en tu cuenta y por cada acción de depósito tanto tú como el autorizado que realiza la entrega obtendréis un certificado con capacidad probatoria.

1.- Desde tu panel de usuario o desde tu propio OUTLOOK podrás generar una invitación por correo electrónico.

2.- Mediante el enlace, tu destinatario podrá acceder a un formulario web cerrado, donde se le pedirá si quiere poner algunos datos adicionales no obligatorios, como por ejemplo sus datos, un asunto de entrega o un cuerpo de mensaje.

3.- Desde el formulario de entrega el destinatario podrá subir archivos digitales de hasta 4 GB de tamaño.

4.- Una vez finalizados todos los pasos del formulario, tanto tu como el depositante de los archivos recibiréis un correo electrónico con el comprobante de la operación como documento adjunto. En ese comprobante o certificado se incluyen todos los datos relativos al depósito, incluyendo el asunto y cuerpo de mensaje especificados y la huella digital de los archivos digitales entregados.

5.- Finalmente, tú, como propietario del buzón, recibirás un segundo correo electrónico con un enlace de acceso a la descarga de los archivos depositados. También tendrás toda esa información disponible desde tu panel de control en la página web de PUNTO NEUTRO.

El servicio Buzón Certificado de PUNTO NEUTRO puede usarse directamente desde tu panel de usuario en nuestra página web, aunque para una mejor experiencia te recomendamos que lo integres en tus programas y aplicativos de trabajo habituales mediante el uso de servicios web y nuestras librerías para .NET y Java.

Si deseas más información sobre cómo integrar este servicio contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta.

Por PUNTO NEUTRO podrás recibir cualquier tipo de archivo o documento, desde PDF hasta imágenes o vídeos de alta calidad.

Eso dependerá del Plan de Consumo que tengas contratado.

Si tienes contratado el Plan Pago por Uso esos documentos se guardarán durante 30 días.

Pasados 29 días desde la fecha de entrega de los archivos, el sistema te avisará de que los archivos adjuntos a esa entrega se borrarán al día siguiente.

Por lo tanto, dispones de un día de margen para acceder a esa comunicación dentro de tu panel de PUNTO NEUTRO (Recibido) para descargar una copia de los archivos, si lo creyeras necesario.

En cambio, si tienes contratado el Plan de Cuota Mensual, tendrás contratada una capacidad de almacenaje (en GB) fija. Podrás mantener esa capacidad de almacenaje dentro de los límites contratados mediante las reglas de auto borrado o de auto archivado que encontrarás en PREFERENCIAS DE LA CUENTA > BORRADO Y ARCHIVADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS, o si realizas acciones de borrado o archivado a largo plazo manuales desde CARPETAS > ALMACENAJE.

Sin embargo, si no deseas borrar ni archivar a largo plazo, podrás pagar el precio por GB extra ocupado. Para más información te recomendamos que accedas a Comparar Planes.

**NOTA IMPORTANTE: Es importante que guardes una copia inalterada de todos los archivos adjuntos a tus comunicaciones certificadas. La razón de ello es que esa copia es necesaria a efectos probatorios, pues en el certificado de la comunicación el nombre del archivo aparecerá referenciado junto con su algoritmo hash (huella digital). Por lo que en caso de contingencia legal deberás aportar esa copia del archivo inalterada, a la que también habrá que aplicarle el algoritmo hash para ver que coincide con el que aparece en el certificado.

Los archivos adjuntos están certificados. Cada archivo queda descrito mediante un resumen de archivo o “hash", que hace las veces de huella digital de ese archivo.

El precio por unidad de servicio variará en función del Plan de Consumo que escojas y también de la cuota mensual que tengas contratada.

Para más información puedes acceder a Comparar Planes

3.- Soluciones de Firma Electrónica Certificada

Te permiten firmar digitalmente contratos, actas, presupuestos o cualquier otro documento y organizar las firmas de terceros, desde tu ordenador de forma ágil y sencilla y con todas las garantías jurídicas.

3.1- Contratos Electrónicos Certificados.

Con el servicio Contratos Electrónicos Certificados de PUNTO NEUTRO podrás enviar por correo electrónico tus propios contratos para que sean firmados en línea.

Tus destinatarios recibirán un correo electrónico certificado con un enlace de acceso a la pantalla de firma. Podrás especificar un único texto contractual o dividirlo en distintas cláusulas que el firmante deberá visualizar y firmar por separado.

En cuanto al tipo de firma, podrás escoger entre firma digital simple (clic de aceptación en pantalla) y firma digital por doble factor (clic de aceptación en pantalla + Código enviado por SMS al móvil del firmante).

Si quisieras operar con firma digital avanzada, por favor, contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta y te ayudaremos.

1.- Desde el apartado CONTRATOS > NUEVO CONTRATO de tu panel de usuario podrás preparar tu contrato. Esto también lo podrás hacer desde nuestro Complemento para Microsoft OUTLOOK.

2.- Durante el proceso de preparación deberás escoger entre una o varias clausulas a firmar y el tipo de firma que exigirás al destinatario.

3.- También deberás especificar los destinatarios a los que deseas enviar el contrato. Para ello dispones de un apartado en el que podrás especificar sus correos electrónicos y, según el tipo de firma que hayas escogido, sus números de teléfono móvil.

4.- Una vez enviado, el destinatario recibirá un correo electrónico certificado (podrás demostrar la entrega de ese correo y su contenido) con un enlace de acceso a la pantalla de firma. En el cuerpo del mensaje del correo electrónico podrá ver el contrato íntegro.

5.- Desde la pantalla de firma deberá marcar cada una de las cláusulas del contrato y tendrá la opción de Aceptar o Rechazar el contrato. En caso de rechazo podrá especificar un motivo.

6.- Cuando el destinatario Acepte o Rechace el contrato, el sistema enviará por correo electrónico una copia firmada del mismo tanto a ti como al destinatario.

7.- Tú, como remitente del contrato, también recibirás por correo electrónico el Certificado de Aceptación o de Rechazo.

El servicio Contrato Electrónico Certificado de PUNTO NEUTRO puede usarse directamente desde tu panel de usuario en nuestra página web, aunque para una mejor experiencia te recomendamos que uses nuestro Complemento para Microsoft OUTLOOK o que lo integres en tus programas y aplicativos de trabajo habituales mediante el uso de servicios web y nuestras librerías para .NET y Java.

Si deseas más información sobre cómo integrar este servicio contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta.

El precio por unidad de servicio variará en función del Plan de Consumo que escojas y también de la cuota mensual que tengas contratada.

Para más información puedes acceder a Comparar Planes

3.2- Firma Automatizada de PDF’s

Con el servicio Firma Automatizada de PDF’s de PUNTO NEUTRO podrás automatizar la firma de los documentos PDF que remitas como documentos adjuntos en tus comunicaciones certificadas.

Este servicio solo está disponible para clientes que trabajen con Microsoft OUTLOOK para Windows y requiere de la instalación de un complemento específico de PUNTO NEUTRO.

Con el complemento de PUNTO NEUTRO para Microsoft OUTLOOK ya instalado, podrás acceder al apartado de Ajustes y seleccionar el certificado digital con el que deseas que se firmen los documentos PDF.

1.- Para configurar la Firma Automatizada de PDF’s deberás acceder al apartado AJUSTES dentro de la pestaña PUNTO NEUTRO de tu Microsoft OUTLOOK.

2.- Dentro del apartado AJUSTES deberás buscar la pestaña CERTIFICADOS.

3.- Dentro de la pestaña CERTIFICADOS deberás dejar marcada la casilla “Firmar todos los PDF adjuntos antes de enviar”. Además, podrás escoger entre las opciones “Elegir el certificado de firma en cada envío” o “Firmar siempre con el certificado predeterminado”.

La opción de “Elegir el certificado de firma en cada envío” solo puede activarse en caso de tener marcada la casilla de “Mostrar la pantalla de envío” con una cuenta atrás de mínimo 15 segundos. Esta casilla la podrás encontrar en AJUSTES > GENERAL.

4.- También podrás cargar una imagen que se insertará adjunta a tu firma digital. Recomendamos que escanees tu propia firma manuscrita para mejorar el aspecto visual de tu firma digital.

5.- Para guardar la configuración haz clic en el botón GUARDAR.

1.- Para enviar un PDF firmado como adjunto a tus comunicaciones por correo electrónico debes acceder a tu Microsoft OUTLOOK y crear un “Nuevo Correo Electrónico”.

2.- Prepara tu correo electrónico. Además de poner el Asunto, el Cuerpo de Mensaje y los Destinatarios de tu correo, deberás adjuntar los archivos que desees enviar con tu correo. Recuerda que al menos uno de ellos debe ser un PDF para poder aplicar la firma.

A.- Si en el apartado AJUSTES > GENERAL de la pestaña PUNTO NEUTRO de tu Microsoft OUTLOOK tienes marcada la casilla “Mostrar la pantalla de envío”, en el momento de hacer clic en el botón “Enviar”, el sistema te mostrará la pantalla de selección de modalidad de envío.

A.1.- Selecciona la modalidad de envío que desees utilizar y en la parte inferior de este selector verás que puedes marcar la casilla “Firmar los PDF adjuntos”. Al lado de esa casilla verás que hay un desplegable en el que podrás seleccionar el certificado digital con el que deseas firmar el PDF.

A.2.- Para finalizar dale al botón “Enviar”. Si el certificado está protegido mediante contraseña ésta se te requerirá en pantalla. Puede ser que esta ventana para poner la contraseña esté oculta debajo de otras ventanas.

B.- Si en el apartado AJUSTES > GENERAL de la pestaña PUNTO NEUTRO de tu Microsoft OUTLOOK NO tienes marcada la casilla “Mostrar la pantalla de envío”, dentro del apartado AJUSTES > CERTIFICADOS deberás tener marcada la opción “Firmar siempre con el certificado predeterminado”.

B.1- En el momento de hacer clic en el botón “Enviar”, el sistema firmará de forma automática los PDF adjuntos con el certificado digital que tengas predeterminado.

B.2- Para una mejor experiencia de uso recomendamos que predetermines también la contraseña de firma.

El servicio Firma Automatizada de PDF’s de PUNTO NEUTRO puede usarse únicamente desde nuestro Complemento para Microsoft OUTLOOK.

Si deseas más información sobre cómo configurar o usar este servicio contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta.

Este servicio está incluido en tu cuenta de PUNTO NEUTRO y no implica ningún coste extra.

Para más información puedes acceder a Comparar Planes

3.3 Portal Web Peticiones Certificadas ARCO

Con el Portal Web Peticiones Certificadas ARCO de PUNTO NEUTRO, podrás ofrecer como responsable de tratamiento de datos un medio sencillo, gratuito y seguro por el que los afectados por el tratamiento de datos que tu hagas puedan remitirte una petición para el ejercicio de sus derechos ARCO, conforme a los procedimientos establecidos por ley.

La Ley Orgánica de Protección de Datos y el nuevo Reglamento Europeo en Materia de Protección de Datos establecen que la reemisión de este tipo de peticiones por medios electrónicos debe hacerse mediante firma digital avanzada, pues es la única manera de identificar de forma unívoca al remitente de la petición y asegurar al mismo tiempo el contenido de la misma.

Es por eso que, para garantizar la identidad del emisor de la petición, el sistema le pedirá que se identifique con su DNI electrónico y que firme la petición, junto con todos los documentos que la acompañan.

Esa petición te llegará por correo electrónico y deberás responderla según los plazos legalmente establecidos para ello. Es por ello que el sistema también incluye una pantalla de gestión de peticiones, en la que verás todas las peticiones que recibas junto con los plazos de respuesta que tienes para cada una de ellas. La pantalla de gestión de peticiones incluye un chat para que puedas controlar las respuestas que das para cada una de las peticiones recibidas.

Con el Portal Web Peticiones Certificadas ARCO de PUNTO NEUTRO estarás ofreciendo un medio sencillo, gratuito y seguro para el ejercicio de los derechos ARCO de tus afectados y estarás cumpliendo de forma exhaustiva con la legislación vigente.

Se trata de derechos cuyo ejercicio es personalísimo. Es decir, que sólo pueden ser ejercidos por el titular de los datos, por su representante legal o por un representante acreditado, de forma que como responsable del fichero puedes denegar estos derechos cuando la solicitud sea formulada por una persona distinta del afectado y no se acredite que actúa en su representación.

El ejercicio de estos derechos se debe llevar a cabo mediante medios sencillos y gratuitos puestos a disposición del afectado por ti como responsable del fichero. Y que están sujetos a plazo, por lo que resulta necesario que establezcas procedimientos para su satisfacción. Si la persona reclamante cree que sus derechos no han sido atendidos en forma y plazo según la LOPD y su reglamento, puede acudir a la tutela de la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) y reclamar que no le has atendido de forma correcta, lo que puede incurrir en un requerimiento de atención inmediata y en el peor de los casos en una posible sanción.

Derecho de Acceso

El derecho de acceso es el derecho del afectado a obtener información sobre si sus propios datos de carácter personal están siendo objeto de tratamiento, la finalidad del tratamiento que estés realizando, así como la información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los mismos.

Justificación: El solicitante no deberá justificar el ejercicio de este derecho, salvo si lo ha ejercitado en los últimos doce meses.

Plazos: Como responsable del fichero deberás resolver la solicitud en un plazo máximo de un mes a contar desde la recepción de la solicitud. El solicitante podrá acceder a sus datos durante un periodo de 10 días hábiles una vez le hayas comunicado la resolución aprobada.

Denegación: Puedes denegar la solicitud, pero deberás aportar los motivos e indicar al solicitante que tiene el derecho a invocar la tutela de la AEPD. Son motivos de denegación que el derecho ya se haya ejercitado en los doce meses anteriores a la solicitud (salvo que se acredite un interés legítimo al efecto) y que así lo prevea una Ley o una norma de derecho comunitario de aplicación directa o cuando éstas te impidan como responsable del tratamiento revelar a los afectados el tratamiento de sus datos.

Derecho de Rectificación

Derecho del afectado a que se modifiquen los datos que resulten ser inexactos o incompletos.

Justificación: El solicitante debe indicarte qué datos deben rectificarse, aportando la documentación correspondiente.

Plazos: Dispones de 10 días hábiles para responder su solicitud.

Denegación: Puedes denegar la solicitud, pero deberás aportar los motivos e indicar al solicitante que tiene el derecho a invocar la tutela de la AEPD.

Derecho de Cancelación

Derecho del afectado a que se supriman los datos que resulten ser inadecuados o excesivos (de aquí surge el llamado “derecho al olvido“).

Justificación: El solicitante debe indicarte el dato a cancelar y la causa que lo justifica, aportando documentación.

Plazos: Dispones de 10 días hábiles para responder su solicitud.

Denegación: Puedes denegar la solicitud, pero deberás aportar los motivos e indicar al solicitante que tiene el derecho a invocar la tutela de la AEPD. La cancelación no procederá cuando debas conservar los datos de carácter personal durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales que mantengas con el solicitante.

Derecho de Oposición

Derecho del afectado a que no se lleve a cabo el tratamiento de sus datos de carácter personal o se cese en el mismo en los supuestos en que:

1. No sea necesario su consentimiento para el tratamiento.

2. Se trate de ficheros de prospección comerciales.

3. Tengan la finalidad de adoptar decisiones referidas al interesado y basadas únicamente en el tratamiento automatizado de sus datos.

Justificación: Concurrencia de motivos fundados y legítimos relativos a su concreta situación personal.

Plazos: 10 días hábiles.

Denegación: Puedes denegar la solicitud, pero deberás aportar los motivos e indicar al solicitante que tiene el derecho a invocar la tutela de la AEPD.

Derecho de Limitación

Se trata de un nuevo derecho introducido por el RGPD que supone que los afectados puedan solicitar la limitación del tratamiento de sus datos personales.

«Limitación» significa que sus datos personales solo pueden ser tratados con su consentimiento para:

1. La formulación.

2. El ejercicio o la defensa de reclamaciones.

3. Con miras a la protección de los derechos de otra persona física o jurídica.

4. Por razones de interés público.

Justificación: Este derecho existe en los casos siguientes:

- Cuando la exactitud de los datos esté en duda.

- Si el solicitante no quiere que se borren sus datos, pero sí quiere limitar su uso.

- Cuando los datos ya no sean necesarios para el fin original, pero no se pueden borrar por motivos jurídicos.

- En caso de que la decisión de su objeción al tratamiento esté pendiente.

Plazos: 10 días hábiles.

Denegación: Puedes denegar la solicitud, pero deberás aportar los motivos e indicar al solicitante que tiene el derecho a invocar la tutela de la AEPD.

Derecho de Portabilidad

El solicitante tendrá derecho a que tú, como responsable de tratamiento, transmitas sus datos a otro responsable de tratamiento o su misma persona, mediante un formato estructurado de uso habitual y lectura mecánica.

Justificación: Este derecho se aplica cuando el tratamiento se efectúe por medios automatizados y se base en:

- El consentimiento del solicitante para fines específicos.

- La ejecución de un contrato o precontrato del solicitante con un tercero.

Plazos: 30 días hábiles. Exceptuando aquellos casos más complejos para los que se concede un plazo 90 días hábiles, pero siempre informando dentro de los primeros 30 días hábiles de las razones de dicho retraso.

Denegación: El derecho a la portabilidad de datos no se aplicará cuando:

- Sea técnicamente imposible la transmisión.

- Pueda afectar negativamente a los derechos y libertades de terceros.

- El tratamiento tenga una misión de interés público fundamentado en la legislación vigente.

1.- Para configurar el Portal Web Peticiones Certificadas ARCO de PUNTO NEUTRO, lo primero que tendrás que tener es una cuenta de cuota de PUNTO NEUTRO operativa. Para más información puedes acceder a Comparar Planes.

2.- Cuando tengas tu cuenta de cuota de PUNTO NEUTRO operativa, deberás ponerte en contacto con nosotros mediante un Ticket de Consulta y solicitar el alta del servicio.

3.- Para la configuración de tu portal también necesitaremos que nos remitas una imagen o logo de tu empresa de 350 x 120 píxeles junto con unas instrucciones que quieras mostrar en pantalla para el uso del servicio. Desde PUNTO NEUTRO tenemos un texto de instrucciones estándar que podemos ofrecerte.

4.- Además, también necesitaremos que nos indiques qué método alternativo deseas ofrecer para la recepción de tus peticiones.

**NOTA IMPORTANTE: Para un uso correcto del portal el remitente de la petición deberá tener un certificado digital vigente y bien configurado en su ordenador. Se acepta tanto el certificado digital del DNI-Electrónico como otros certificados digitales emitidos por Autoridades de Certificación.

1.- El afectado por el tratamiento de datos (remitente de la petición) accederá al portal configurado con tu imagen corporativa desde un enlace en tu propia página web. Recomendamos que crees un acceso que sea visible dentro de tus Condiciones de Uso o de tu Aviso Legal y desde tu Política de Protección de Datos. Si además ofreces ese enlace desde otros apartados más visibles mejor que mejor.

2.- Con el certificado digital conectado a su ordenador y correctamente configurado, el remitente de la petición deberá hacer clic en “Empezar proceso e identificarme con mi DNI electrónico”.

3.- Para empezar con el proceso de petición deberá aceptar tres clausulas:

- Condiciones de Uso del portal

- Política de Privacidad

- Política de Cookies

Estas tres clausulas también serán firmadas con el certificado digital del remitente de la petición.

4.- A continuación, el remitente de la petición deberá completar el formulario de petición, introduciendo aquellos datos que no se hayan podido extraer de su certificado digital y verificando su cuenta de correo electrónico.

5.- Seguidamente, el remitente deberá seleccionar el derecho que desea ejercer y deberá descargarse el formulario de petición correspondiente a ese derecho.

6.- Para poder firmar la petición, el remitente también deberá descargarse un componente de firma, que ya se quedará instalado en su ordenador para posteriores peticiones.

7.- Desde el componente de firma, el remitente deberá repasar la petición y podrá añadir los documentos acreditativos complementarios que crea necesarios para una correcta resolución de su petición (comprobantes de pago, comprobante de formulario de desistimiento de servicio, comprobante de portabilidad, denuncia policial, etc.)

8.- Con la petición revisada y todos los documentos acreditativos complementarios ya cargados, el remitente deberá hacer clic en “Firmar”. En ese momento el sistema creará para ese remitente una cuenta gratuita en PUNTO NEUTRO y te enviará la petición firmada por correo electrónico. También podrás acceder a esa petición desde tu Pantalla de Gestión de Peticiones, dentro del apartado GDPR de tu cuenta.

9.- Desde este apartado, deberás responder la petición en el plazo legalmente establecido que se te mostrará en pantalla, y deberás resolverla según los criterios establecidos por ley. Si la petición fuera incompleta o faltaran algunos documentos acreditativos complementarios, deberás indicárselo al remitente de la petición y éste recibirá un enlace con tu respuesta mediante el que podrá enviarte esos documentos.

10.- Cuando una petición haya sido cerrada, quedará archivada en el sistema. De cada petición tendrás disponibles los certificados demostrativos.

El servicio Portal Web Peticiones Certificadas ARCO de PUNTO NEUTRO puede usarse únicamente bajo petición.

Si deseas más información sobre cómo configurar o usar este servicio contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta.

Este servicio está incluido en tu cuenta de PUNTO NEUTRO, pero incluye un coste extra.

Para más información puedes acceder a Comparar Planes.

4.- Soluciones de Certificación y custodia de archivos digitales

Te permiten demostrar la integridad y pertenencia de un archivo o documento digital sea cual sea su formato y obtener una prueba de vida con capacidad probatoria. Garantiza su encriptación, integridad, conservación y acceso. Cumple de forma rápida y eficaz con los principales entornos regulatorios (RGPD, Ley Blanqueo de Capitales…)

4.1- Depósito Certificado de Archivos y Documentos – Protocolos Corporativos.

El servicio Depósito Certificado de Archivos y Documentos – Protocolos Corporativos, es el mejor aliado que tiene el Responsable de Cumplimiento Normativo (Compliance Officer) de tu empresa.

Este servicio permite de una manera sencilla, rápida y cómoda depositar en tu cuenta de PUNTO NEUTRO cualquier documento, protocolo o archivo en formato digital del que deba quedar constancia.

Por ello el sistema permite, en el mismo proceso de depósito, subir uno o varios archivos en formato digital con un peso máximo de 4 GB de tamaño, indicando además un Asunto de Depósito y un Cuerpo de Mensaje. Toda esta información quedará referenciada junto con los archivos de ese depósito.

Además, en el mismo proceso de depósito el sistema te permitirá indicar los correos electrónicos de las personas que deban tener conocimiento de la existencia de esos archivos y te permitirá hacer un seguimiento en tiempo real en el que podrás conocer si han descargado esos archivos.

Con el servicio Depósito Certificado de Archivos y Documentos – Protocolos Corporativos, el Responsable de Cumplimiento Normativo (Compliance Officer) de tu empresa podrá trabajar con la tranquilidad de saber que tiene una herramienta digital que le ofrece inmediatez y garantías probatorias para el ejercicio de su actividad diaria.

Por PUNTO NEUTRO podrás depositar cualquier tipo de archivo o documento, desde PDF hasta imágenes o vídeos de alta calidad.

Los archivos depositados quedan descritos en el correspondiente Certificado de Depósito (comprobante de la operación de depósito que podrás descargarte y que también recibirás por correo electrónico) mediante un algoritmo matemático llamado “hash", que hace las veces de huella digital de ese archivo.

La fecha queda garantizada en el correspondiente Certificado de Depósito (comprobante de la operación de depósito que podrás descargarte y que también recibirás por correo electrónico) mediante la inclusión de un Sello de Tiempo.

El Sello de Tiempo (Time Stamp) es una tecnología emitida por una Autoridad Certificadora que permite validar de forma exacta el momento (fecha, hora y minuto) en que ha sido aplicada al documento. Por lo tanto, como el sistema aplicará el Sello de Tiempo en el mismo momento de creación del Certificado de Depósito, la fecha de depósito quedará técnicamente garantizada.

Durante el proceso de depósito podrás indicar los correos electrónicos de los destinatarios a los que debas comunicar la existencia de esos archivos.

El sistema enviará un correo electrónico certificado a cada uno de esos destinatarios con un enlace de acceso a la descarga de los archivos.

Desde tu panel COMPLIANCE > NOTIFICADO podrás hacer un seguimiento en tiempo real de esos procesos comunicativos y mediante un sistema de estados podrás conocer si los destinatarios han recibido el correo, si lo han abierto e incluso si han descargado los archivos adjuntos. Todo esto queda garantizado a efectos probatorios mediante los correspondientes certificados técnicos de Entrega / Acceso / Descarga.

El servicio Depósito Certificado de Archivos y Documentos – Protocolos Corporativos incluye dos capacidades de almacenaje simultáneas:

A. Almacenaje para descarga inmediata: Si dispones de un Plan de Consumo de Pago por Uso, los archivos depositados se mantendrán durante un periodo de 30 días disponibles para su descarga inmediata. Pasados estos 30 días los archivos se borrarán.

Si dispones de un Plan de Consumo de Cuota Mensual, los archivos depositados se mantendrán durante el tiempo que tu creas oportuno y ocuparán parte de la capacidad de almacenaje que tengas contratada. Podrás mantener esa capacidad de almacenaje dentro de los límites contratados mediante las reglas de auto borrado o de auto archivado que encontrarás en PREFERENCIAS DE LA CUENTA > BORRADO Y ARCHIVADO AUTOMÁTICO DE DOCUMENTOS, o si realizas acciones de borrado o archivado a largo plazo manuales desde CARPETAS > ALMACENAJE.

Sin embargo, si no deseas borrar ni archivar a largo plazo, podrás pagar el precio por GB extra ocupado. Para más información te recomendamos que accedas a Comparar Planes.

B. Archivado a Largo Plazo: El sistema guardará una copia de todos los archivos depositados durante un periodo de 5 años. La recuperación de esa copia no será inmediata, sino que el tiempo de recuperación podrá variar entre 3 y 5 horas.

Al finalizar el periodo de archivado el sistema te preguntará si deseas renovarlo por otros 5 años. El coste de renovación será el mismo que pagaste en su día por el depósito.

**NOTA IMPORTANTE: Es importante que guardes una copia inalterada de todos los archivos depositados. La razón de ello es que esa copia es necesaria a efectos probatorios, pues en el Certificado de Depósito el nombre del archivo aparecerá referenciado junto con su algoritmo hash (huella digital). Por lo que en caso de contingencia legal deberás aportar esa copia del archivo inalterada, a la que también habrá que aplicarle el algoritmo hash para ver que coincide con el que aparece en el certificado.

El servicio Depósito Certificado de Archivos y Documentos – Protocolos Corporativos de PUNTO NEUTRO puede usarse únicamente bajo petición.

Si deseas más información sobre cómo configurar o usar este servicio contacta con nosotros mediante un Ticket de Consulta.

Este servicio está incluido en tu cuenta de PUNTO NEUTRO, pero incluye un coste extra.

El precio por unidad de servicio variará en función del Plan de Consumo que escojas y también de la cuota mensual que tengas contratada.

Para más información puedes acceder a Comparar Planes.